Gestión interna No. 2136

2024-08-06

Gestion tecnica y operativa

Asistencia a la secretaria de salud para el Seguimiento al contrato 2403220495

4 horas

Asistencia a la secretaria de salud para el Seguimiento al contrato 2403220495
Se asiste a reunión presencial Lugar: Auditorio de la Secretaria de Salud Publica de Manizales Hora: 7:30 am
Dirigido: Leidy Moreno Jefe de Unidad Salud Publica SSPM
Al inicio de la reunión se establece por parte de la Jefe los temas a tratar durante esta reunión.

Se inicia con espacio de escucha activa por parte de los integrantes del equipo de ESE Assbasalud, donde intervienen, Jefe Erika Gonzales, Jefe Sebastián Lopez, Jefe Paulina Gomez,J efe Nastia, Jefe Jacqueline Fadul área rural, Juliana de Salud mental y Johanna Garcia.
Durante las intervenciones de compartio las acciones de mejora a tener en cuenta para el proceso de ejecución de contrato, los temas mencionados fueron
- Inconsistencias en el reporte de horas en SICAPS así mismo el cambio constante de fechas por parte de los profesionales y auxiliares de los diferentes equipos
- Adherencia los lineamientos
- Calidad de la información en las actas
- Calidad de la inducción
- Horarios de los profesionales en los equipos de salud mental.
Seguido cada coordinadora de equipo informa sobre las funciones dentro del cargo las cuales las más importantes es el seguimiento y calidad del dato en la información de los profesionales por lo cual Leidy la jefe de salud pública Informa que debe haber más adherencia a dicho seguimiento
Asimismo la importancia de realizar asistencia técnica de acompañamiento a los profesionales y retroalimentación
PRESENTACION POR PARTE DE JEFE LEIDY
Diapositiva 3
SOPORTES FISICOS (Diapositiva 3)
No referencia delas actividades grupales a todos los asistentes
Diferencias entre horas ejecutadas y actividades reportadas
Reporte doble de actividades
Fechas mayor número de horas
Beneficiario no coincide con soportes físicos
Soportes repetidos o no entregados
Actas donde reportan acciones que corresponden a Actividades
Soportes sin Qué, Para qué, Cómo, A quienes, Dónde,Cuántos, Por qué.
Documentos no corresponden a la persona referenciadas

DIAPOSITIVA 4
REPORTE SICAPS (Diapositiva 4)
Baja calidad en el reporte de las actividades
Sin reporte de beneficiarios
Reporte en módulos que no corresponden
Reporte de los profesionales en
No cargue de actividades
Reporte en 2 módulos ejp. G.I. y Actividades
Reporte en SICAPS no coincide con fecha de la actividad
Registro de actividades iguales a usuarios diferentes

DIAPOSITIVA 5
Diferencia entre lo reportado en cada informe y soportes
Coherencia entre actividades – horas ejecutadas – horas cargadas – horas por observación
Formato de Excel debe relacionar cada T.H. y por casillas separadas las actividades ejecutadas
Instrumento de control de actividades por T.H. y fecha
Actividades no reportadas en excel
Actividades de gestión interna no reportadas
Relación entre reportes – cargues – soportes – consolidados - informes
Consolidado de las acciones reportadas: resultados e indicadores

RIESGOS EN EL PROCESO DE
SUPERVISIÓN
1. Riesgos de glosa por no reporte de actividades y metas: Se debereportar a todos los miembros de los equipos las actividades degestión interna. Reporte de horas que secargaron en observación por actividad
2. Riesgo de duplicación de metas: reporte de actividades iguales por profesional, misma hora – fecha – actividad. Mayor reporte de horas en el mismo día
3. Riesgos documentales: Descripción de objetivo y actividades. Diferencia entre reporte de horas en sicaps y soporte

Por último Se sugiere realizar un primer filtro para el para la presentación de informe mensual el cual se hará los últimos días del mes para garantizar la entrega de informes con el objetivo de detectar posibles fallas ene l proceso y de este modo ser corregidas para continuar con el proceso por parte de la verificación por parte de las coordinadoras generales y posterior la supervisión de la secretaria de salud ASI:

PROPUESTA
1.EJECUCIÓN COORDINADORAS OPERATIVAS:•SOCIALIZACIÓN Y
VERIFICACIÓN DE LINEAMIENTOS
SEGUIMIENTO SEMANAL A LA META
ACOMPAÑAMIENTO T.H. VERIFICACIÓN CALIDAD,
OPORTUNIDAD,PERTI NENCIA, COHERENCIA EN REPORTES
SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN Y CARGUE EN SICAPS
REVISIÓN DE SOPORTES MENSUALES CON CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO

2.VALIDACIÓN COORDINADORAS ESE:
VERIFICACIÓN DE SOPORTES VS REGISTRO EN SICAPS
VERIFICACIÓN GENERAL DE CONSISTENCIA ENTRE REPORTE DE ACTIVIDADES Y HORAS, Y SOPORTES FÍSICOS.
VERIFICACIÓN DE SOPORTES COMPLETOS
ASISTENTES EN SICAPS VS FIRMA

3. INFORMEE QUIPOADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CONSTRUCCIÓN DE INFORME TÉCNICO Y FINANCIERO
COHERENCIA ENTRE LOS REPORTES CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS

interviene Alejandro supervisor del contrato haciendo unas aclaraciones frente al sistema de información y despejando algunas dudas expresadas por los integrantes de la reunión
Se cierra la actividad con un momento de reflexión por parte de una de las funcionarias de la Secretaría de salud Lina Cardona
Siendo las 12:00 del mediodía da por finalizada la reunión.

NOTA: Compartir acciones de mejoramiento con EBS con el objetivo de mejorar el proceso de entrega final de informes mensuales y cumplimiento de metas.

A11003

COM. CUMANDAY

N/A

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