Gestión interna No. 2820

2024-09-04

DISPONIBILIDAD CENTRO ESCUCHA GESTION INTERNA

OPTIMIZAR Y GESTIONAR EFICAZMENTE LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DEL CENTRO DE ESCUCHA MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN QUE MEJORE LA ATENCIÓN AL PÚBLICO, LA ORGANIZACIÓN DE AGENDAS Y CRONOGRAMAS, Y LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR LA COORDINACIÓN. ESTO INCLUIRÁ LA ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS INTERNOS, LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN EL USO DE NUEVAS HERRAMIENTAS DIGITALES, Y EL DESARROLLO DE UN PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN EFICIENTE, CON EL FIN DE AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD Y ASEGURAR UN SERVICIO DE ALTA CALIDAD A LOS USUARIOS DEL CENTRO

8 horas

1. OBJETIVO DEL INFORME
EL OBJETIVO PRINCIPAL DE ESTE INFORME ES EVALUAR LA CALIDAD Y EFICIENCIA EN LA OPERACIÓN DEL CENTRO DE ESCUCHA FIJO BOSQUES DEL NORTE. SE BUSCA IDENTIFICAR ÁREAS DE MEJORA EN LOS PROCESOS DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA, CON EL FIN DE OPTIMIZAR EL FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO Y ASEGURAR LA SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS.
2. CONTEXTO
EL CENTRO DE ESCUCHA FIJO BOSQUES DEL NORTE REALIZA ACTIVIDADES CRUCIALES EN LA ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN DE USUARIOS CON NECESIDADES DE SALUD MENTAL. EL CENTRO MANEJA DESDE LA APERTURA HASTA EL CIERRE, ABARCANDO TANTO LA ATENCIÓN DIRECTA DE LOS PACIENTES COMO LA ADMINISTRACIÓN INTERNA. ESTO INCLUYE LA GESTIÓN DE CITAS, LA COORDINACIÓN CON OTROS CENTROS, Y LA ATENCIÓN A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN.
3. ESTÁNDARES DE ATENCIÓN
LOS ESTÁNDARES DE ATENCIÓN INCLUYEN:
• CUMPLIMIENTO DE LOS PROTOCOLOS ESTABLECIDOS PARA LA ATENCIÓN AL USUARIO.
• GESTIÓN PRECISA DE CITAS Y SEGUIMIENTO ADECUADO.
• COMUNICACIÓN EFECTIVA CON LOS USUARIOS Y COORDINACIÓN CON OTROS CENTROS.
4. INDICADORES DE DESEMPEÑO
LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO EVALUADOS SON:
• TIEMPO DE RESPUESTA.
• PRECISIÓN EN LA GESTIÓN DE CITAS.
• EFECTIVIDAD EN LA COMUNICACIÓN CON LOS USUARIOS.
• COORDINACIÓN CON OTROS CENTROS.
5. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN
PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS:
• REVISIÓN DE REGISTROS Y DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
• OBSERVACIÓN DIRECTA DE PROCESOS DE ATENCIÓN Y GESTIÓN.
• ANÁLISIS DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE CARGA Y ADMINISTRACIÓN.
MUESTRA EVALUADA:
• INFORMACIÓN DE ATENCIÓN A USUARIOS.
• ADMINISTRACIÓN DE AGENDAS.
• COORDINACIÓN DE LLAMADAS Y COMUNICACIONES DURANTE EL PERIODO EVALUADO.
6. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
DISPONIBILIDAD Y PREPARACIÓN:
• LA APERTURA A LAS 7:00 AM PERMITE UNA ADECUADA PREPARACIÓN PARA LA ATENCIÓN DE USUARIOS. SE OBSERVA UNA CORRECTA DIFERENCIACIÓN DE CASOS Y UNA ORIENTACIÓN INICIAL ADECUADA.
AGENDAMIENTO DE PACIENTES NUEVOS:
• LOS NUEVOS PACIENTES RECIBEN INFORMACIÓN DETALLADA SOBRE EL PROGRAMA Y SE LES ASIGNA CITA DE ACUERDO A LA DISPONIBILIDAD. LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL SE REALIZA CON PRECISIÓN, ASEGURANDO UNA ADECUADA ALIMENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS.
ATENCIÓN AL PÚBLICO:
• LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LOS SERVICIOS Y LÍNEAS TELEFÓNICAS ESTÁ BIEN ORGANIZADA. LA ASIGNACIÓN DE CITAS SE REALIZA DE MANERA OPORTUNA.
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA:
• LAS LABORES ADMINISTRATIVAS, INCLUYENDO LA ORGANIZACIÓN DE AGENDAS Y LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN SOLICITADA, SE EJECUTAN DE MANERA EFICIENTE.
AGENDAS PERSONALES PROFESIONALES:
• LA GESTIÓN DE AGENDAS ES METICULOSA. LA INFORMACIÓN EN GOOGLE DRIVE Y EXCEL ESTÁ ORGANIZADA Y PRECISA, FACILITANDO EL ACCESO Y SEGUIMIENTO.
CARGA DE INFORMACIÓN EN EXCEL:
• LA ALIMENTACIÓN DIARIA DE LA INFORMACIÓN SOBRE ACTIVIDADES DE LOS AUXILIARES DE ENFERMERÍA ES RIGUROSA, GARANTIZANDO UN REGISTRO DETALLADO.
COORDINACIÓN DE LLAMADAS:
• LAS LLAMADAS PARA EL AGENDAMIENTO Y CONFIRMACIÓN DE CITAS SE REALIZAN DE MANERA EFECTIVA, REDUCIENDO LAS INASISTENCIAS.
ARTICULACIÓN CON OTROS CENTROS:
• LA COMUNICACIÓN CON OTROS CENTROS PARA LA REMISIÓN DE PACIENTES ES EFICAZ Y ESENCIAL PARA LA CONTINUIDAD DEL PROCESO DE ATENCIÓN.
RESPUESTA A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN:
• LA GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO Y LA RESPUESTA A SOLICITUDES DE LAS COORDINADORAS SON ÁGILES Y EFICACES.
ASISTENCIA Y APOYO EN ACTIVIDADES:
• EL APOYO A LOS PROFESIONALES DEL CENTRO Y LA RECOLECCIÓN DE FIRMAS Y CARGA EN LA PLATAFORMA SI-CAPS SE REALIZAN DE MANERA ADECUADA.
7. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA
PROBLEMAS DETECTADOS:
• OCASIONALES DEMORAS EN LA ASIGNACIÓN DE CITAS DEBIDO A ALTA DEMANDA.
• NECESIDAD DE OPTIMIZAR LA CARGA DE INFORMACIÓN EN LA PLATAFORMA SI-CAPS PARA MEJORAR LA EFICIENCIA.
OPORTUNIDADES DE MEJORA:
• IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE PRIORIZACIÓN DE CITAS PARA CASOS URGENTES.
• REVISAR Y ACTUALIZAR PROCEDIMIENTOS PARA ASEGURAR LA MÁXIMA EFICACIA EN LA GESTIÓN DE AGENDAS Y DATOS.
8. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PLAN DE ACCIÓN:
• REVISAR Y AJUSTAR LOS PROTOCOLOS DE AGENDAMIENTO PARA MEJORAR LOS TIEMPOS DE RESPUESTA.
• CAPACITAR AL PERSONAL EN LA OPTIMIZACIÓN DE LA CARGA DE INFORMACIÓN EN SI-CAPS.
9. CONCLUSIONES
RESUMEN DE HALLAZGOS:
• EL CENTRO DE ESCUCHA FIJO BOSQUES DEL NORTE MANTIENE UNA ALTA CALIDAD EN LA ATENCIÓN Y ADMINISTRACIÓN, CON PROCESOS BIEN ESTRUCTURADOS Y EFECTIVOS. SE OBSERVA UN DESEMPEÑO SÓLIDO EN LA GESTIÓN DE AGENDAS, ATENCIÓN AL PÚBLICO Y COORDINACIÓN CON OTROS CENTROS.
RECOMENDACIONES:
• CONTINUAR CON LA REVISIÓN PERIÓDICA DE PROCESOS PARA IDENTIFICAR ÁREAS DE MEJORA.
• MANTENER LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL PARA ADAPTARSE A LAS DEMANDAS CAMBIANTES Y ASEGURAR LA EFICIENCIA OPERATIVA.
• IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE PRIORIZACIÓN DE CITAS Y OPTIMIZAR LA CARGA DE INFORMACIÓN EN SI-CAPS PARA MEJORAR LA EFICIENCIA Y RESPUESTA A LA DEMANDA.
ESTE INFORME PROPORCIONA UNA VISIÓN CLARA DEL ESTADO ACTUAL DEL CENTRO DE ESCUCHA Y ESTABLECE UN CAMINO CLARO PARA LAS MEJORAS NECESARIAS PARA MANTENER Y ELEVAR LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS.

A11003

COM. CIUDADELA DEL NORTE

Trastorno mental - TUSPA

CEC

N/A