Gestión interna No. 3288

2024-09-24

VERIFICACIÓN DE SOPORTES

REALIZAR VERIFICACIÓN DE SOPORTE DE ACTIVIDADES EN FORMATO FÍSICO Y DIGITAL.

2 horas

SE REALIZA UNA REUNIÓN CON LA PSICÓLOGA DEL CENTRO DE ESCUCHA DE CERVANTES A LAS 10:00 AM, PARA LLEVAR A CABO UNA REVISIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES EDUCATIVAS GRUPALES QUE HA DESARROLLADO EN EL MARCO DE SUS FUNCIONES. DURANTE EL ENCUENTRO, SE CONSTATA QUE LAS DESCRIPCIONES PROPORCIONADAS POR LA PROFESIONAL SON CONGRUENTES CON LAS ACTIVIDADES EFECTIVAMENTE REALIZADAS, LO QUE REFLEJA UN BUEN MANEJO EN LA PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS MISMAS. ASIMISMO, SE REVISAN LAS CONSEJERÍAS REALIZADAS DE MANERA INDIVIDUAL, DESTACÁNDOSE QUE LA PSICÓLOGA HA DOCUMENTADO ADECUADAMENTE LAS TÉCNICAS UTILIZADAS Y LAS RECOMENDACIONES BRINDADAS A CADA USUARIO.


EN CUANTO A LOS FORMATOS Y SOPORTES DE LAS ACTIVIDADES, SE VERIFICA QUE ESTOS SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE DILIGENCIADOS. LOS FORMATOS INCLUYEN LAS FIRMAS DE LOS PARTICIPANTES DE CADA ACTIVIDAD, Y NO PRESENTAN TACHADURAS NI ENMENDADURAS, LO QUE GARANTIZA SU VALIDEZ FORMAL. ADEMÁS, SE REVISAN LAS FECHAS DE CADA FORMATO, CONSTATÁNDOSE QUE CORRESPONDEN AL PERIODO EVALUADO, LO CUAL ES FUNDAMENTAL PARA ASEGURAR LA COHERENCIA TEMPORAL DE LOS REGISTROS. TAMBIÉN SE OBSERVA QUE EL CAMPO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ESTÁ DEBIDAMENTE DILIGENCIADO, TANTO EN LOS FORMATOS FÍSICOS DE LAS ACTIVIDADES GRUPALES COMO EN LAS INDIVIDUALES, LO QUE CUMPLE CON LAS NORMATIVAS VIGENTES DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS USUARIOS.


SIN EMBARGO, SE DETECTA QUE, AUNQUE LOS SOPORTES FÍSICOS ESTÁN CORRECTAMENTE COMPLETADOS, LOS BENEFICIARIOS DE LAS ACTIVIDADES AÚN NO HAN SIDO REGISTRADOS EN EL SISTEMA SI-CAPS, LO CUAL ES UN PASO ESENCIAL PARA EL SOPORTE ADMINISTRATIVO Y LA TRAZABILIDAD DE DICHAS ACTIVIDADES. SE HACE INDISPENSABLE QUE LA PROFESIONAL AGREGUE ESTA INFORMACIÓN AL SISTEMA PARA QUE LAS ACTIVIDADES QUEDEN COMPLETAMENTE RESPALDADAS TANTO A NIVEL FÍSICO COMO DIGITAL.


ASIMISMO, SE REVISAN LOS LISTADOS DE ASISTENCIA DE LAS ACTIVIDADES GRUPALES. SE CONSTATA QUE ESTOS INCLUYEN LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON LOS BARRIOS Y COMUNAS DONDE SE LLEVARON A CABO LAS ACTIVIDADES, EN LUGAR DE REGISTRAR EL BARRIO DE RESIDENCIA DE LOS PARTICIPANTES, LO CUAL ES CORRECTO SEGÚN LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS. EN CONTRASTE, EN LAS ATENCIONES INDIVIDUALES, SE VERIFICA QUE EL BARRIO DE RESIDENCIA DEL USUARIO ESTÁ ADECUADAMENTE REGISTRADO, COMO CORRESPONDE EN ESTE TIPO DE ACTIVIDADES PERSONALIZADAS.


SE PONE ESPECIAL ATENCIÓN EN QUE LOS LISTADOS DE ASISTENCIA CORRESPONDAN EFECTIVAMENTE AL TIPO DE ACTIVIDAD QUE RESPALDAN. ES DECIR, LOS LISTADOS DE ASISTENCIA INDIVIDUAL ESTÁN VINCULADOS A LAS CONSEJERÍAS INDIVIDUALES, MIENTRAS QUE LOS LISTADOS GRUPALES CORRESPONDEN A LAS ACTIVIDADES EDUCATIVAS GRUPALES. DE IGUAL MANERA, SE VERIFICA QUE LAS ACTAS ESTÁN ASIGNADAS CORRECTAMENTE A LAS GESTIONES INTERNAS, EVITANDO CONFUSIONES O INCONSISTENCIAS EN LA DOCUMENTACIÓN. Y SE ACLARA LAS ACCIONES QUE NO CORRESPONDEN A GESTIÓN INTERNA PARA SU DEBIDA ADECUACIÓN.


SE REVISAN TAMBIÉN LOS FORMATOS DE ACTIVIDAD GRUPALES, VERIFICANDO QUE ESTÉN COMPLETAMENTE DILIGENCIADOS CON LAS FIRMAS Y DATOS COMPLETOS DE TODOS LOS ASISTENTES.


PARA MEJORAR LA CALIDAD DE LOS SOPORTES, SE BRINDA UNA ORIENTACIÓN ADICIONAL A LA PSICÓLOGA SOBRE EL CORRECTO DILIGENCIAMIENTO DE LAS EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS. SE SUGIERE QUE DICHAS EVIDENCIAS SE ORGANICEN EN UN ARCHIVO DE WORD, DIVIDIENDO LAS FOTOGRAFÍAS POR FECHA, TIPO DE ACTIVIDAD Y LUGAR DONDE SE REALIZARON, Y SE RECALCA LA IMPORTANCIA DE QUE TODAS LAS IMÁGENES CUENTEN CON MARCA DE AGUA, LO QUE FORTALECERÁ LA AUTENTICIDAD Y SEGURIDAD DE LAS EVIDENCIAS DOCUMENTALES.


EN TÉRMINOS GENERALES, SE CONCLUYE QUE LA PSICÓLOGA MANTIENE UN DILIGENCIAMIENTO ADECUADO TANTO EN LOS FORMATOS FÍSICOS COMO EN EL SISTEMA SI-CAPS, A EXCEPCIÓN DEL REGISTRO DE LOS BENEFICIARIOS, LO CUAL DEBERÁ REALIZARSE ANTES DE LA ENTREGA DE INFORME DEL MES CORRESPONDIENTE (SEPTIEMBRE) PARA EL ADECUADO SOPORTE DE SUS ACTIVIDADES.

A11003

COM. LA FUENTE

Trastorno mental - TUSPA

CEC

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