Gestión interna No. 3523

2024-08-27

Gestion tecnica y operativa

Realizar construcción de cronograma general y revisión de soportes y actividades cargadas en la plataforma SICAPS

8 horas

1. Objetivo Principal: El objetivo principal de este nuevo formato es registrar de manera detallada las actividades desarrolladas y programadas en colaboración con diversas instituciones educativas, empresas, fundaciones e instituciones en general hasta el mes de noviembre. Este registro es esencial, ya que no solo permite verificar el cumplimiento de los compromisos asumidos, sino que también ayuda a identificar espacios disponibles para atender las solicitudes de otras entidades que buscan acompañamiento y la realización de actividades en sus instalaciones.

2. Diligenciamiento del Formato: La implementación del nuevo formato requirió una atención minuciosa. Se brindó orientación adecuada sobre el diligenciamiento, asegurando que cada aspecto del registro se cubriera de manera precisa y completa. Este proceso garantiza que toda la información relevante sea capturada adecuadamente y esté lista para futuras referencias. La capacitación de los responsables en el uso del nuevo formato es fundamental para lograr un registro eficaz y eficiente.

3. Revisión de Soportes e Informes de Agosto: Se llevó a cabo una revisión exhaustiva de los soportes e informes correspondientes al mes de agosto. Esta evaluación incluyó:

Actividades grupales realizadas: Se documentaron las sesiones grupales que se llevaron a cabo, incluyendo el número de participantes y los objetivos alcanzados.

Consejerías proporcionadas: Se revisaron las intervenciones individuales realizadas, registrando los temas tratados y el impacto percibido en los beneficiarios.

Tomas de entorno efectuadas: Se evaluaron las actividades de recolección de información en la comunidad, asegurando que se abordaran las necesidades locales.

Otros elementos relevantes: Se incorporaron datos adicionales que puedan contribuir a una visión integral del desempeño del programa.

La información recopilada fue contrastada con los datos ingresados en la plataforma SICAPS, lo que permitió una revisión exhaustiva de la calidad de la información registrada. Este proceso es crucial para garantizar la coherencia y veracidad de los datos.

4. Importancia de la Precisión en el Registro: Durante el proceso de revisión, se enfatizó la importancia de diligenciar la información con la mayor precisión posible. Se destacó la necesidad de completar todos los campos requeridos y seguir estrictamente los lineamientos establecidos para asegurar la calidad de los registros. La precisión en el registro no solo facilita la evaluación de los resultados, sino que también permite un mejor análisis de la información para la toma de decisiones futuras.

5. Mejora del Proceso de Registro: Se discutieron posibles mejoras en el proceso de registro para garantizar una mayor exactitud y coherencia en la información. Algunas de las estrategias planteadas incluyen:

Capacitación continua: Proporcionar formación periódica a los responsables del registro sobre el uso adecuado del formato y la importancia de la precisión en la información.

Revisión periódica de datos: Implementar un sistema de revisión mensual que permita identificar errores o inconsistencias en los registros.

Automatización de procesos: Explorar la posibilidad de utilizar herramientas digitales que faciliten la captura y organización de la información, reduciendo así el riesgo de error humano.

Estas acciones están orientadas a optimizar los procedimientos, facilitando el trabajo futuro y mejorando la eficiencia en la gestión de actividades.

6. Conclusiones: La implementación del nuevo formato de registro es un paso significativo hacia la mejora en la gestión de las actividades realizadas en colaboración con diversas instituciones. A través de una adecuada diligencia y revisión de la información, se podrá asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos y la adecuada atención a las solicitudes de otras entidades. La precisión y la mejora continua del proceso de registro son fundamentales para el éxito del programa.

7. Recomendaciones:

Continuar con la capacitación del personal encargado del registro.
Establecer un cronograma de revisión de datos para mantener la calidad de la información.
Considerar la implementación de tecnologías que faciliten la gestión de la información.
Cierre: Se agradece la colaboración de todos los miembros del equipo en la implementación de este nuevo formato. El éxito de las actividades y la atención a las necesidades de la comunidad dependen del compromiso y la eficiencia en el registro de información. Se insta a todos a seguir trabajando con dedicación para alcanzar los objetivos propuestos.

A11003

COM. ATARDECERES

Trastorno mental - TUSPA

CEC

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